Nutzungsbedingungen
der Vergabeplattform der Stadt Frankfurt am Main
vom 05.05.2022

Vorbemerkungen

I.

Die Stadt Frankfurt am Main - vertreten durch die Stadtkämmerei, nachfolgend "Die Stadt" - macht ihre Vergabeverfahren u. a. auf der Internetseite www.vergabe.stadt-frankfurt.de bekannt.

II.

Nutzerinnen und Nutzer der Vergabeplattform, nachfolgend "Die Nutzenden", im Sinne dieser Nutzungsbedingungen sind ausschließlich Unternehmen bzw. Personen, die sich an über die Vergabeplattform abgewickelten Vergabeverfahren beteiligen.

III.

Ohne Registrierung ist es für Besucherinnen und Besucher der Internetseiten www.vergabe.stadt-frankfurt.de möglich, über die Vergabeplattform Bekanntmachungen und Vergabeunterlagen zu den veröffentlichten Vergabeverfahren zu lesen und herunterzuladen. Eine Teilnahme an Vergabeverfahren erfordert eine erfolgreiche Registrierung.

Sofern Vergabeunterlagen - elektronisch - geöffnet, Nachrichten mit der vergabeverantwortlichen Stelle ausgetauscht, Angebotsunterlagen bearbeitet und Angebote abgegeben werden sollen, ist dazu die Software AI BIETERCOCKPIT erforderlich. Sie ist kostenfrei, XVergabe-fähig und kann nach Abschluss eines separaten Nutzungsvertrages mit dem Anbieter AI Administration Intelligence AG, Würzburg, verwendet werden. Mehr zu den Systemvoraussetzungen und häufigen Fragen, ein Nutzerhandbuch sowie eine Service-Hotline etc. finden sich im geschützten Login-Bereich oder auf den Internetseiten von www.bietercockpit.de.

1.
Geltungsbereich

Diese Nutzungsbedingungen regeln ausschließlich das Nutzungsverhältnis hinsichtlich der Vergabeplattform zwischen der Stadt sowie den Nutzenden.

Sie entfalten keinerlei Wirkung insbesondere hinsichtlich des Inhaltes der Vergabeverfahren und für Leistungen anderer Anbieter, insbesondere das AI BIETERCOCKPIT der Administration Intelligence AG, Würzburg.

2.
Nutzungsverhältnis

2.1

Die Vergabeplattform dient dem Zweck, die gesamte Auftraggeber- und Bieterkommunikation ab der Bekanntmachung von Vergabeverfahren ohne Medienbrüche sicher über das Internet abzuwickeln. Ihre Nutzung im Rahmen geltenden Rechts und dieses Nutzungsverhältnisses ist kostenfrei. Die Nutzenden tragen lediglich ihre Kosten für ihr IT-System sowie die elektronische Datenübertragung. Ein Nutzungsanspruch besteht nicht.

2.2

Mit der Registrierung verpflichten sich die Nutzenden insbesondere dazu,

• die Vergabeplattform ausschließlich für den bestimmungsgemäßen Zweck, insbesondere nicht missbräuchlich oder rechtswidrig, zu nutzen.
• alle dafür notwendigen Daten elektronisch zu hinterlegen.
• vertrauliche und sensible Daten sowie Informationen aus Vergabeverfahren (z. B. Submissionsergebnisse oder -protokolle, Nutzernamen nebst Kennwörtern) nicht an unbefugte Dritte weiterzugeben.

2.3

Die Nutzenden verpflichten sich darüber hinaus, ihre Daten - insbesondere hinterlegte Unternehmens- und Kontaktdaten (z. B. E-Mail-Adressen) - korrekt und aktuell zu halten. Dazu ist es ihnen möglich, Unternehmensdaten selbst zu ändern. Gleiches gilt für die "Mitarbeiterliste", d. h. die nutzungsberechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Unternehmens. Hier können neue Nutzerinnen und Nutzer hinzugefügt, Daten vorhandener Nutzerinnen und Nutzer geändert oder vorhandene Nutzerinnen und Nutzer gelöscht werden.

Den nutzungsberechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist es auch selbst möglich, ihre Zugangsberechtigung zu löschen. Automatisierte Prüfmechanismen verhindern eine Löschung der letzten nutzungsberechtigten Mitarbeiterin bzw. des letzten nutzungsberechtigten Mitarbeiters, wenn ein Unternehmen noch aktiv an einem Vergabeverfahren teilnimmt. Damit wird gewährleistet, dass das Unternehmen auf elektronischem Wege weiter erreicht werden kann.

2.4

Die Nutzenden erlangen - außer einer bestimmungsgemäßen Nutzung - keine Rechte an der Vergabeplattform, insbesondere nicht die der Stadt vorbehaltenen Urheber-, Namens-, Marken- oder anderweitigen Schutzrechte.

2.5

Die Stadt verpflichtet sich, die Vergabeplattform bereitzustellen, damit die Nutzenden Vergabeunterlagen auf elektronischem Wege einsehen und herunterladen, darüber hinaus an Vergabeverfahren der Stadt teilnehmen sowie Nachrichten der vergabeverantwortlichen Stellen im Zusammenhang mit einzelnen Vergabeverfahren (z. B. Bieterfragen und Antworten, neue Versionen von Vergabeunterlagen, Aufhebungen von Vergabeverfahren, Mitteilungen gemäß § 101a GWB etc.) lesen können. Mit Eingang auf dem Nutzerkonto gelten Erklärungen als zugegangen. Ein Anspruch auf den Erhalt automatisierter E-Mails in Bezug auf neue Vergabeunterlagen besteht nicht.

Die Stadt übernimmt keine Verantwortung für die Datenübertragung, insbesondere nicht für die Verfügbarkeit, Zuverlässigkeit und Qualität von Telekommunikationsnetzen, Datennetzen und technischen Einrichtungen Dritter. Leistungsstörungen auf Grund höherer Gewalt hat die Stadt ebenfalls nicht zu vertreten.

Die Stadt kann bis zur Angebotsöffnung keine Einsicht in verschlüsselte Angebote bzw. Teilnahmeanträge nehmen.

2.6

Im Falle einer selbst festgestellten Funktionsstörung sind die Nutzenden verpflichtet, jeden weiteren Gebrauch der Vergabeplattform zu unterlassen und unverzüglich die Fachliche Leitstelle E-Vergabe (siehe Ziffer 4.) mindestens per E-Mail mit Fehlerbeschreibung, Störungszeitpunkt sowie Vergabenummer darüber zu informieren.

Gleiches gilt, falls die Nutzenden nach Abgabe eines elektronischen Angebotes oder Teilnahmeantrages nicht oder nicht zeitnah eine elektronische Empfangsbestätigung (Signaturbeleg mit Zeitstempel) erhalten haben, der ihnen die fehlerfreie Übertragung quittiert. Eine inhaltliche Prüfung übertragener Dokumente ist damit nicht verbunden.

Die Stadt kann die Nutzung der Vergabeplattform sperren oder den Zugang zu ihr beschränken, wenn diese oder ihre elektronischen Einrichtungen technisch überlastet oder gestört sind bzw. eine solche Überlastung oder Störung droht. In diesem Falle wird sich die Stadt bemühen, die vollständige Funktionsfähigkeit der Vergabeplattform umgehend wiederherzustellen. Notwendige Wartungsarbeiten führen ebenfalls zu einer Sperrung der Vergabeplattform. Sie werden rechtzeitig vorher auf der Vergabeplattform bekannt gemacht.

Sofern die Vergabeplattform auf Grund eines Umstandes, den die Stadt zu vertreten hat, nicht bestimmungsgemäß genutzt werden kann, resultieren daraus für die Nutzenden keine nachteiligen Folgen im Rahmen eines über die Vergabeplattform abgewickelten Vergabeverfahrens.

3.
Beendigung des Nutzungsverhältnisses

3.1

Das Nutzungsverhältnis endet grundsätzlich mit der Löschung der Zugangsberechtigung der Nutzenden von der Vergabeplattform.

3.2

Die Nutzenden können ihre Daten grundsätzlich selbst löschen und somit das Nutzungsverhältnis beenden, sofern sie sich nicht mehr aktiv an einem Vergabeverfahren beteiligen, nicht andere gesetzliche Regelungen - z. B. gesetzliche Speicher- oder Aufbewahrungspflichten durch die Beteiligung an Vergabeverfahren - dem entgegenstehen oder es sich um den letzten Nutzenden eines Unternehmens handelt. Im Zweifel ist die Fachliche Leitstelle E-Vergabe zu kontaktieren.

3.3

Die Beendigung des Nutzungsverhältnisses hat keine Auswirkungen auf die Rechtspflichten der Nutzenden aus einem Vergabeverfahren. Ein etwaiger separater Nutzungsvertrag für das AI BIETERCOCKPIT ist hiervon ebenfalls unberührt.

3.4

Unrichtige, unvollständige oder nicht aktuelle Angaben, fehlende Erklärungen oder Verstöße gegen Melde- bzw. Unterlassungspflichten - insbesondere bei Funktionsstörungen - berechtigen die Stadt, das Nutzungsverhältnis im Falle einer nicht nur geringfügigen Pflichtverletzung fristlos zu kündigen und die Zugangsberechtigung bis auf weiteres zu sperren. Die Stadt behält sich deshalb eine Kontrolle der registrierten Daten vor.

3.5

Die Stadt kann eine Zugangsberechtigung nach Ablauf eines Zeitraumes von 48 Monaten ohne weitere Information der Nutzenden löschen, sofern innerhalb dieser Frist kein Login stattgefunden hat.

4.
Fachliche Leitstelle E-Vergabe

Bei Funktionsstörungen und Fragen zur Nutzung der Vergabeplattform kann die Fachliche Leitstelle E-Vergabe kostenfrei kontaktiert werden:

Telefon: +49 (0) 69 212 -45802/ -34253/ -33316 oder
E-Mail: e-vergabe@stadt-frankfurt.de

Sie ist grundsätzlich montags bis donnerstags von 8.00 bis 15.00 Uhr und freitags von 8.00 bis 13.00 Uhr erreichbar. Ihren Anweisungen, insbesondere bei Funktionsstörungen, ist Folge zu leisten.

5.
Datenschutz und Geheimhaltung

5.1

Die Stadt erhebt, verarbeitet, speichert und löscht nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen folgende Daten der Nutzenden zur eindeutigen Identifizierung:

Unternehmensdaten (* Pflichtangaben)

• Unternehmensname *
• Straße, Hausnummer *
• Postleitzahl *
• Ort *
• Land/Staat *
• Bundesland
• Unternehmensgröße (z. B. KMU) *
• Telefon *
• Fax
• E-Mail *

• Homepage
• Handelsregistereintrag
• Umsatzsteuer-ID
• Steuernummer
• DUNS-Nummer

Nutzerdaten (* Pflichtangaben)

• Name *
• Vorname *
• Abteilung
• Straße, Hausnummer *
• Postleitzahl *
• Ort *
• Land *

• Telefon *
• Fax
• E-Mail *
• Nutzername *
• Kennwort *

Weitere personenbezogene Daten können beispielsweise hinzutreten, wenn Teilnahmeanträge oder Angebote etwa individuelle (Kunden-)Referenzen, Lebensläufe, Zeugnisse, Qualifikationsnachweise, Bescheinigungen, Erlaubnisse, Eigenerklärungen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, vertretungsberechtigten Personen oder Organen eines Unternehmens etc. enthalten. Nutzende sind dafür verantwortlich, dass hierfür ggf. erforderliche Einwilligungen des/der Betroffenen vorliegen.

5.2

Die Stadt schützt diese Daten, indem sie ihre IT-Systeme durch geeignete prozess- und verfahrensübergreifende technische und organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik im Sinne von Art. 32 DSGVO im Hinblick auf den Verwendungszweck sichert.

5.3

Eine Datenweitergabe an Dritte (insbesondere externe Architektur- oder Ingenieurbüros) erfolgt nur, wenn diese Aufgaben der öffentlichen Verwaltung im Zusammenhang mit städtischen Vergabeverfahren ausführen und auf das Gesetz über die förmliche Verpflichtung nichtbeamteter Personen verpflichtet worden sind.

Städtische Gremien, insbesondere die Magistratsvergabekommission und ihre Geschäftsstelle in der Stadtkämmerei, können Einblick in personenbezogene Daten erhalten, sofern Vergabeverfahren eine bestimmte Vorlagepflichtgrenze erreichen bzw. überschreiten. Das Revisionsamt der Stadt Frankfurt am Main nimmt im Rahmen seiner stichprobenhaften Prüftätigkeit im Einzelfall ebenfalls Einblick in Vergabeakten.

Ferner können personenbezogene Daten bei weiteren (öffentlichen) Stellen berechtigt erhoben oder an diese übermittelt werden. Dabei handelt es sich insbesondere um Inhalte in folgenden Zusammenhängen:

• Auszüge aus dem Gewerbezentralregister (ausgestellt vom Bundesamt für Justiz) sowie - künftig - aus dem Wettbewerbsregister (geführt beim Bundeskartellamt) vor Zuschlagserteilung von mindestens dem für den Zuschlag vorgesehenen Bietenden bei Aufträgen ab einer Höhe von 30.000 EUR (netto) (§ 19 Absatz 4 MindestlohnG, § 150 a GewO, § 6 WRegG).
• Mitteilungen über Vergabesperren (Melde- und Informationsstelle MIS bei der Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main).
• Vergabeakten (z. B. für Vergabekammern, VOB-Stellen oder Gerichte sowie ggf. von der Stadt Frankfurt am Main mandatierte Rechtsanwaltskanzleien anlässlich Nachprüfungsverfahren bzw. Gerichtsprozessen).
• Mitteilungen insbesondere bei Anhaltspunkten für schwere Verfehlungen, Korruptionsverdacht oder preis- bzw. sonstige wettbewerbsbeschränkende Absprachen (z. B. an Strafverfolgungsorgane, Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main oder Antikorruptionsreferat der Stadt Frankfurt am Main).

Eine mögliche Einsichtnahme durch den Softwarehersteller des Vergabemanagement-Systems (VMS) kann im Zusammenhang mit der (Fern-)Wartung des IT-Systems insbesondere bei Fehleranalysen und -behebung auf der Grundlage eines Auftragsdatenverarbeitungsverhältnisses erfolgen. Hierfür ist stets eine vorherige Genehmigung der das VMS betreuenden Ämter (IT-technisch: Kassen- und Steueramt, fachlich: Stadtkämmerei) erforderlich.

Darüber hinaus können personenbezogene Daten in bestimmten - gesetzlich vorgegebenen - Fällen im Rahmen konkreter Vergabeverfahren in Zuschlaginformationen, auf deren Verlangen hin, an andere (unterlegene) Bietende sowie in Bekanntgaben vergebener Aufträge ab 15.000 EUR (netto) gemäß § 15 Absatz 3 HVTG einfließen.

5.4

Den Nutzenden wird empfohlen, die Datensicherheit auch in ihrem Einfluss- und Verantwortungsbereich zu gewährleisten. Dies kann insbesondere durch folgende Maßnahmen geschehen:

• Sicherung von Signaturkarte, Kartenlesegerät, softwarebasiertem Zertifikat und Computer gegen unbefugte Zugriffe sowie gegen die Beeinflussung signaturrelevanter Daten etwa durch Viren, trojanische Pferde etc.
• Regelmäßige Überprüfung der ordnungsgemäßen Funktion des eigenen IT-Systems.
• Schutz der zur Anmeldung genutzten Nutzernamen nebst Kennwort vor Ausspähung oder auf sonstigem Wege.

5.5

Die Nutzenden und die Stadt verpflichten - über das Ende des Nutzungsverhältnisses hinaus - sich gegenseitig zur Datenvertraulichkeit gegenüber Dritten. Dazu zählen insbesondere Daten und Informationen, die dem vergaberechtlichen Geheimwettbewerb im Rahmen von Vergabeverfahren unterliegen, vertrauliche Daten, die als solche kenntlich gemacht sind oder bei denen sich eine Vertraulichkeit aus den Umständen herleitet.

6.
Haftung und Gewährleistung

6.1

Soweit sich aus den nachfolgenden Bestimmungen nichts anderes ergibt, sind weitergehende Haftungs- oder Gewährleistungsansprüche der Nutzenden ausgeschlossen.

6.2

Der Ausschluss der Ziffer 6.1 gilt nicht bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit sowie der Verletzung von Leib, Leben oder Gesundheit. Er gilt ebenfalls nicht für Schäden der Nutzenden, welche ihnen dadurch entstehen, dass ihnen die Stadt einen Fehler oder Rechtsmangel der Vergabeplattform arglistig verschweigt, sowie für Schäden aus der Übernahme einer Garantie gemäß § 276 Abs. 1 BGB. Übernimmt die Stadt für bestimmte Eigenschaften der vertraglich geschuldeten Leistung eine Garantie, so ist diese nur dann für sie verbindlich, wenn sie durch die Nutzenden schriftlich bestätigt worden ist.

6.3

Die Stadt haftet nicht für die korrekte Funktion von Infrastrukturen oder Übertragungswegen des Internets, die nicht in ihrem Verantwortungsbereich oder eines ihrer Vertreter bzw. Erfüllungsgehilfen liegen. Sie übernimmt keine Gewähr dafür, dass das Angebot bzw. der Teilnahmeantrag während der Datenübertragung unversehrt bleibt.

6.4

Die Stadt übernimmt keine Haftung für Schäden, die den Nutzenden dadurch entstehen, dass sie die ihnen hinsichtlich der Sicherheit ihrer Daten obliegenden Maßnahmen, insbesondere die in Ziffer 5.4 erwähnten, nicht ergriffen haben und dadurch unbefugte Dritte zu ihrem Nachteil Kenntnis von diesen Daten erlangen konnten.

7.
Sonstige Bestimmungen

7.1

Das Rechtsverhältnis unterliegt ausschließlich deutschem Recht. Gerichtsstand ist Frankfurt am Main.

7.2

Abweichende oder entgegenstehende Nutzungsbedingungen der Nutzenden finden keine Anwendung. Dies gilt auch, wenn die Stadt ihnen nicht ausdrücklich widerspricht.

7.3

Die Stadt kann die Nutzungsbedingungen jederzeit ändern und ist berechtigt, die Vergabeplattform jederzeit an den jeweiligen Stand der Technik und an rechtliche Erfordernisse anzupassen. Sie macht Änderungen auf der Vergabeplattform bekannt. Falls die Nutzenden nicht mit den Anpassungen einverstanden sind, können sie ihre Zugangsberechtigung löschen (siehe Ziffer 3.2).

7.4

Sollten einzelne Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen ganz oder teilweise rechtsunwirksam sein oder werden, so wird die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hierdurch nicht berührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmungen treten die gesetzlichen Bestimmungen. Gleiches gilt für den Fall, dass diese Nutzungsbedingungen lückenhaft sind.